Todo requisito, para que sea exigible al administrado deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, que coordina el Departamento Administrativo de la Función Pública [ Ley 962 de 2005 ].
Si usted es una entidad judicial colombiana puede presentar una carta rogatoria a la autoridad homóloga en el exterior para adelantar una diligencia judicial, la cual se hace por vía diplomática a través del Ministerio de Relaciones Exteriores.Nota: Los tribunales de las zonas fronterizas de los Estados Partes podrán dar cumplimiento a los exhortos o cartas rogatorias previstos en esta Convención en forma directa, sin necesidad de legalizaciones.
Debe ser librada por la autoridad judicial competente del país requirente. Esta autoridad debe estar plenamente identificada.
Debe ser escrita, a menos que el Estado Receptor permita, en situaciones urgentes, que se utilicen otros medios, caso en el cual, siempre deberá exigirse la ratificación escrita
Se remite el original de la solicitud con sus anexos y la respectiva traducción.
La solicitud debe indicar, con precisión, la autoridad competente del Estado requerido a quien le corresponderá atenderla.
Debe incluir la identificación completa del proceso, a saber: clase de proceso, partes, estado en el que se encuentra, tipo de procedimiento a adelantar y razones de la diligencia y demás que se consideren necesarias para que la autoridad requerida atienda la solicitud.
Debe indicarse la diligencia requerida en detalle, como por ejemplo una lista pormenorizada de los documentos que se deben producir, nombres y ubicación de los testigos, cuestionario para los mismos. Cuando no se conozcan las pruebas, bastara con la mención de los hechos que se quieren acreditar. En el caso de inspecciones o embargos, se debe adjuntar un certificado sobre la licitud de la medida en el Estado solicitante y se deben describir de manera precisa los bienes de objeto de la solicitud, indicando su ubicación si se conoce
Debe explicar los fundamentos jurídicos de la petición. Se indican las normas legales nacionales (aportando sus apartes) y las extranjeras aplicables, estas ultimas si se conocen, mencionando la necesidad de su aplicación.
Describir los requisitos o procedimientos especiales que el órgano jurisdiccional requirente solicita que se le apliquen en la práctica de la diligencia.
Se debe informar si le diligencia esta sujeta a algún termino procesal y si existen razones de urgencia para su tramite (si se fija un termino, debe ser amplio por las distancias).
Cuando se requiera la participación de un funcionario colombiano en la practica de la diligencia solicitada, se pedirá el permiso respectivo a la autoridad requerida, identificado plenamente a la persona y explicando su relación con el procedimiento a adelantar.
Se debe incluir el ofrecimiento de reciprocidad.
Requisitos Adicionales para casos penales:
Presentarse por escrito en original y dos copias
Informar sobre la calificación jurídica provisional que corresponde cuando a ello hubiere lugar, así como existen antecedentes o investigaciones de la persona en el Estado requerido.
Informar si existen personas detenidas
Cuando los hechos que originaron la solicitud no sean considerados como delitos por la legislación de la parte requerida
Cuando no se den las suficientes garantías
Cuando exista incompetencia de la autoridad.
Cuando el cumplimiento de la solicitud pueda perjudicar los intereses del Estado Requerido
Si no es suficiente la información contenida en la solicitud
Cuando la solicitud es contraria al ordenamiento jurídico del Estado solicitado o no se ajusta a las disposiciones del convenio o tratado.
Cuando la investigación hubiere sido iniciada con el objeto de discriminar, en cualquier forma, a una persona o grupo de personas. Cuando a juicio de la parte requerida la solicitud no se refiera a un delito común, como por ejemplo que se considere delito político o conexo con delitos políticos o militares.
Cuando la solicitud de asistencia se refiera a un delito respecto del cual la persona haya sido exonerada de responsabilidad penal o esta se haya extinguido por cualquier causa legal definitivamente, o habiendo sida condenada se hubiere extinguido la pena.
Se remite el original de la solicitud con sus anexos y la respectiva traducción.
Se envían los documentos autenticados, legalizados y/o apostillados a menos que exista el precepto que disponga lo contrario.